E-Mail-Archivierung wird unterschätzt und kann Unternehmen teuer zu stehen kommen

Siegener Internetagentur bietet preisgünstige und gesetzeskonforme Lösung

Siegen. Die gesetzliche Pflicht zur Archivierung elektronischer Mails in Unternehmen besteht bereits seit dem Jahr 2002. Doch viele Unternehmen speichern ihre Mails nur unvollständig oder nicht entsprechend der komplexen Gesetzeslage. Manche Unternehmen wissen noch nicht einmal von dieser Verpflichtung. Doch das kann teuer werden. Die Siegener Internetagentur billiton internet services GmbH bietet eine preiswerte, gesetzeskonforme und unkomplizierte Lösung für dieses Problem.

„Das ist ein schwieriges Thema. Fast kein Unternehmen hält alle gesetzlichen Vorschriften ein“, erklärt Patrick Schulte, Gründer und Geschäftsführer der Internetagentur billiton. „Es gibt viele rechtliche Bestimmungen, die sich teilweise sogar widersprechen“, sagt er. Grundsätzlich gelte aber, dass alle Mails, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Anbahnung, Abwicklung und Administration eines geschäftlichen Vorgangs stehen sechs Jahre aufzubewahren sind. Rechnungen, Verträge und alles Buchhaltungsrelevante ist sogar zehn Jahre lang aufzubewahren.

Dabei, so Schulte, reiche eine einfache Speicherung im eigenen Mailprogramm oft nicht aus. Alle Mails müssten absolut verlustsicher aufbewahrt werden, nachweislich unverändert bleiben, schnell auffindbar sein und genauso wieder herstell- und ausdruckbar wie im Originalzustand. „Das ist eben eine Archivierung und keine Speicherung“, erklärt der Internetexperte. Es brauche System, Methode und vor allem Konsequenz. Das sei mindestens so anspruchsvoll wie eine ordnungsgemäße Buchführung – und genauso wichtig. Die Folgen könnten teuer werden. Unternehmen dürften das Thema E-Mail-Archivierung nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Das schwierige an der E-Mail-Archivierung sei, dass gleichermaßen handelsrechtliche, steuerliche, mediengesetzliche und in der Umsetzung technische Herausforderungen zu berücksichtigen sind. Wie das zu geschehen habe, schreibe der Gesetzgeber nicht vor. „Der sagt nur, Unternehmen müssen archivieren“, so Schulte.

Billiton setzt auf eine internetbasierte, technische und automatisierte Lösung. „Die ‚postini E-Mail-Archivierung’ ist einfach zu bedienen, arbeitet weitgehend von allein und entlastet den Geschäftsführer oder IT-Verantwortlichen nachhaltig. Zusätzlich enthalten sei ein umfassender Spam- und Virenschutz, was zu einer weiteren Vereinfachung führe und Datensicherheit gewährleiste. Die Software sei für weniger als 3,- EUR pro Monat und Nutzer sehr preiswert und berücksichtige dabei wirklich alle gesetzlichen Bestimmungen und Anforderungen, sagt Schulte über das Produkt. Es habe sich in der Praxis bewährt und garantiere eine echte Lösung für das Problem. Außerdem könne in der Einführungsphase und während der gesamten Nutzungsdauer das billiton-Team einbezogen und gefragt werden. „Wir unterstützen technisch, beratend und strategisch“ so Schulte abschließend.

Wer mehr über die billiton internet services GmbH, deren Angebote und Produkte oder das Thema E-Mail-Archivierung erfahren möchte, erhält weitere Informationen unter www.billiton.de oder der Rufnummer 0271 / 303860.

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